Effizienzanalysen & Prozessoptimierung mit Motion-Mining®

Die Durchführung der Effizienzanalyse hat zum Ziel, einerseits die Potentiale und Maßnahmen für das jeweilige Unternehmen zu ermitteln und schafft gleichzeitig die notwendigen Voraussetzungen, um die methodischen Ansätze der individuellen Konzepte einer marktgerechten Produktentwicklung zielgerichtet zu adaptieren und zu implementieren. Die Potenziale und Handlungsweisen lassen sich anhand der relativen Repräsentation des Betriebes frühzeitig identifizieren und bestimmen.

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Effizienzanalyse: Voraussetzungen

Als Teil einer Markt- und Umweltanalyse im Rahmen von Effizienzanalysen sind zunächst Daten bezüglich der Umwelt zu erfassen.

Ausgangspunktdaten über das Unternehmen sollten im Rahmen einer Firmenanalyse erhoben worden sein.

Das aus den Einflussfaktoren und den Effizienzindikatoren bestehende Untersuchungssystem ist entsprechend der Firmenanalyse an den eigenen Anforderungen zu orientieren.

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Durchführung einer Effizienzanalyse

Erkenntnisse aus der Umwelt und aus dem Unternehmen werden im Zielsystem während der Effizienzanalyse berücksichtigt. Portfoliodarstellungen ermöglichen eine klare Darstellung des Zusammenhangs dieser beiden Datensätze. Eingetragen werden auf der Abszisse die Anforderungen des Marktes an das Unternehmen und die Einflussparameter auf der Ordinate, die es ermöglichen, auf die Marktanforderungen entsprechend zu reagieren. In den verschiedenen Portfolios im Rahmen von Effizienzanalysen wird die Stellung des Unternehmens in den verschiedenen Bereichen verglichen mit dem jeweils für optimal erachteten und darauf aufbauend die Erfolgsverantwortung für die beteiligten Unternehmensbereiche ermittelt. Die Erfolgsverantwortung der einzelnen Geschäftsbereiche werden anschließend mit dem Kostenanteil am Umsatz abgeglichen. Bei größeren Abweichungen handelt es sich um Anzeichen für Potenziale und eventuelle Maßnahmen. Entsprechend erfolgt im Laufe der Effizienzanalyse die Erstellung eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Soll-Systems, das im Vergleich zum Ist-Zustand des Unternehmens zu einer langfristig optimal ausgerichteten Umsetzungsstrategie leiten soll.

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Effizienzanalyse: Überblick des Ist-Zustands

Eine erste grobe Analyse der wesentlichen Aspekte, der Firmenstrategie, der Marktposition und der Basisprozesse erfolgt im Vorfeld von den Effizienzanalysen. Zur Durchführung der vorläufigen groben Effizienzanalyse werden zunächst gezielte Vorgespräche mit der Unternehmensleitung angeraten.

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Wenn diese anfängliche Analysephase im Rahmen der Effizienzanalyse erfolgreich durchgeführt wurde, lässt sich nun in einem zweiten Schritt das Soll-System, eventuelle Soll-Abweichungen in bestmöglicher Form und die Soll-Verteilung abbilden.

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Effizienzanalyse: Erfassung des Ist-Zustandes

In einem Rahmen einer ersten groben Analyse der Effizienzanalyse werden die zentralen Einflussfaktoren, die Firmenstrategie, die Marktposition sowie die notwendigen Prozesse festgehalten. Besonders sinnvoll sind dazu strukturierte Interviews mit den leitenden Mitarbeitern des Betriebes.

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Das Zielsystem kann nun nach Beendigung der ersten Analysephase innerhalb von Effizienzanalysen zunächst in einer ersten Stufe präsentiert, eventuelle inhaltliche und organisatorische Veränderungen zur optimalen Ausgestaltung und Verteilung der Erfolgsverantwortung ermittelt und somit die Schwerpunkte für die nachfolgende Feinanalyse bestimmt werden.

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Die für die Effizienz entscheidenden Einflussgrößen sind jedoch zunächst in ihren Eigenschaften festzuhalten und in Bezug auf die ermittelte Zielstruktur zu beurteilen.

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Die Daten für die Klassifizierung des Ist-Zustandes, die während der Effizienzanalyen ermittelt werden, werden im Rahmen der Detailanalysephase vervollständigt und in der notwendigen Detailtiefe aufgenommen und das Zielsystem weiterentwickelt. Zu diesem Zweck werden beispielsweise systematisch Interviews mit Abteilungsleitern und Befragungen von Mitarbeitern durchgeführt. Ergänzend zu den persönlichen Einzelinterviews eignen sich Gruppensitzungen zur bereichsübergreifenden Optimierung. Durch Fragebögen könnte die Datenerhebung im Rahmen von Effizienzanalysen ergänzt werden.

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Effizienzanalyse: Weitere Schritte

Mit Hilfe der Aufstellung der Effizienzfaktoren, der Kompetenzverteilung bezüglich der Erfolgsverantwortung und Kostenverursachung einzelner Ressorts und Sparten und anhand der Abbildung von Wirkungszusammenhängen zwischen Markterfordernissen und betrieblicher Situation werden Potenziale und Handlungsmaßnahmen aufgezeigt. Diese werden in einem Potenzialkatalog zusammengefasst und bezüglich ihrer Sinnhaftigkeit und vernünftigen Abfolge ihrer Realisierung dargestellt und bewertet.

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Basierend auf der Analyse lassen sich die Einzelmaßnahmen und -methoden schnell an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Je nach Art der Abhängigkeit und Wechselwirkung einzelner Maßnahmen und Methoden auf der einen Seite und der Effizienz der generellen Struktur und des Ist-Zustandes des Unternehmens zum anderen ist es sinnvoll, einen Teil der Wirkungsfaktoren und Charakteristika stetig zu hinterfragen und auf diese Weise ein Instrument zur Steuerung der Maßnahmenumsetzung bei der Einführung zu nutzen.

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Effizienzanalyse: Vor- und Nachteile

+ Kopplung von Unternehmens- und Marktanalysen über Portfoliodarstellungen

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+ Grundsätzlich wird der analytische Teil der Methode während Effizienzanalysen durch einen ständigen Soll-Ist-Vergleich mit dem unternehmenseigenen Zielsystem stets der unternehmensspezifischen Situation angeglichen.

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– aufgrund der permanent notwendigen Anpassungen mittels Rekursionsschleifen recht ressourcenintensiv, da sämtliche Geschäftsbereiche untersucht werden.

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